Phản hồi sau kết luận chậm trả kết quả thủ tục hành chính

Sở Xây dựng nhận được Thông báo số 120/TB-TTPVHCC ngày 23/4/2025 của Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố về kết luận kiểm tra đột xuất việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo phản ánh, kiến nghị của công dân về quy định hành chính tại Sở Xây dựng.

Về việc này, ngày 21/2/2025, Sở Xây dựng đã có Văn bản số 1296/SXD-VP về việc tham gia ý kiến về dự thảo thông báo kết luận kiểm tra đột xuất việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo phản ánh, kiến nghị của công dân về quy định hành chính tại Sở Xây dựng gửi Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố.

Đối với các nội dung tại Thông báo số 120/TB-TTPVHCC ngày 23/4/2025 liên quan đến nội dung chậm muộn hồ sơ trong lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng được nêu tại Tiết a, b Điểm 4.1 Khoản 4.2 Mục 4 phần trách nhiệm cụ thể và phần phụ lục kết quả kiểm tra một số hồ sơ tiếp nhận và giải quyết TTHC, Sở Xây dựng giải trình bổ sung một số nội dung như sau:

Với nội dung hồ sơ của Công ty CP ĐTXD Thái Sơn đề nghị cấp điều chỉnh giấy phép xây dựng đối với công trình cấp đặc biệt, cấp I, cấp II... Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố nêu: Thời gian giải quyết các bước trên hệ thống: Ngày hoàn tất trên hệ thống quá hạn theo quy định (28/6/2024 - công chức Đặng Anh Tuấn), chưa đính kèm kết quả trên hệ thống theo quy định.

Tuy nhiên, Sở Xây dựng cho rằng, thực tế, với nội dung này, công chức bộ phận một cửa Đặng Anh Tuấn đã thao tác chuyển bước trả kết quả (kết thúc quy trình) trên hệ thống nhưng hệ thống báo kết thúc ngày 28/6/2024. Đây là lỗi khách quan do phần mềm Dịch vụ công trực tuyến.

Tại thời điểm này, hồ sơ vẫn được tiếp nhận và giải quyết trực tiếp tại bộ phận một cửa, việc cập nhật thông tin trên hệ thống chỉ nhằm mục đích theo dõi quá trình giải quyết, chưa có quy định cụ thể về việc phải đính kèm file kết quả trên hệ thống dịch vụ công.

Sở Xây dựng Hà Nội thông tin về việc hồ sơ xử lý thủ tục hành chính của người dân bị giải quyết quá thời hạn. Ảnh minh hoạ

Đối với hồ sơ khiến lãnh đạo Sở Xây dựng bị nêu tên là của Công ty CP Phát triển đầu tư xây dựng Việt Nam đề nghị Cấp giấy phép xây dựng mới đối với công trình cấp đặc biệt, cấp I, cấp II, Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố kết luận quá hạn.

Sở Xây dựng cho biết, trên thực tế, hồ sơ nói trên được giao đến chuyên viên thụ lý ngày 17/5/2024, thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định là ngày 14/6/2024.

Tuy nhiên, ngày 6/6/2024, Phòng Cấp phép xây dựng đã trình lãnh đạo ký và ban hành Giấy phép xây dựng số 12/GPXD và chủ đầu tư đã có ký nhận kết quả ngày 7/6/2024 và không có khiếu nại hay thắc mắc gì.

Như vậy, Sở Xây dựng đã thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính trong việc cấp giấy phép xây dựng hồ sơ nói trên xong trước hạn 8 ngày chứ không phải "quá hạn".

Theo Sở Xây dựng, nguyên nhân chậm muộn được ghi nhận trên hệ thống hành chính công là do phần mềm của hệ thống.

Cụ thể, quá trình giải quyết hồ sơ, chuyên viên Hà Ngọc Sơn thụ lý đã thực hiện chuyển bước trên hệ thống phần mềm theo đúng quy trình các bước. Song đến ngày 13/6/2024, trên hệ thống hành chính công trả lại hồ sơ mà không có lý do, dù ngày 6/6/2024, Sở Xây dựng đã ban hành Giấy phép xây dựng số 12/GPXD và trả kết quả cho chủ đầu tư.

Thời điểm này, chưa có quy định cụ thể về việc phải đính kèm file kết quả trên hệ thống Dịch vụ công. Ngoài ra, tình trạng hồ sơ đã chuyển đi và bị trả lại đã xảy ra nhiều lần do lỗi của hệ thống phần mềm.

Đặc biệt, tại thời điểm giải quyết hồ sơ, Phó Giám đốc Sở Xây dựng Luyện Văn Phương cũng chưa được cung cấp tài khoản và hướng dẫn sử dụng phần mềm Dịch vụ công.

Liên quan đến vấn đề này, lãnh đạo Sở Xây dựng Hà Nội cho biết: "Sở Xây dựng đã thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng đúng thời gian không bị chậm, muộn, đảm bảo tuân thủ quy trình giải quyết thủ tục hành chính; giải quyết hồ sơ thủ tục không như nội dung trong Thông báo của Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố", lãnh đạo Sở Xây dựng Hà Nội khẳng định.

Từ lập luận nêu trên, Sở Xây dựng kiến nghị Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố bỏ kết luận về nội dung chậm, muộn của Sở Xây dựng đối với thủ tục hành chính về cấp phép xây dựng và trách nhiệm của các cá nhân liên quan...

Trước đó, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội có thông báo kết luận kiểm tra đột xuất việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo phản ánh, kiến nghị của công dân về quy định hành chính tại Sở Xây dựng.

Thông báo nêu rõ: Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố nhận được 10 phản ánh kiến nghị của cá nhân về quy định hành chính trên hệ thống phản ánh, kiến nghị của Cổng dịch vụ công quốc gia, trong đó có các nội dung phản ánh kiến nghị về việc giải quyết thủ tục hành chính tại Sở Xây dựng.

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính, kết quả giải quyết xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và kết quả giải quyết thủ tục hành chính, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đề nghị Giám đốc Sở Xây dựng chỉ đạo, chấn chỉnh, xử lý, khắc phục những tồn tại, hạn chế.

Đồng thời, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố kiến nghị Chủ tịch UBND thành phố giao Giám đốc Sở Xây dựng khẩn trương rà soát, rút kinh nghiệm đối với những tồn tại, hạn chế trong việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Sở Xây dựng do Đoàn kiểm tra của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố xác định, chỉ ra trong Thông báo kết luận kiểm tra này để kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế, nâng cao chất lượng thực hiện nhiệm vụ tại Sở Xây dựng.

Sở Xây dựng khẩn trương chỉ đạo việc giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính đảm bảo theo đúng quy định, đảm bảo quyền lợi ích của công dân, tổ chức; Chỉ đạo việc xử lý, giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính chậm muộn, kéo dài; thực hiện việc xin lỗi công dân, tổ chức đảm bảo theo đúng quy định; Chỉ đạo việc giải quyết các phản ánh kiến nghị về quy định hành chính đảm bảo theo đúng quy định.